XVI. Türkiye Spor Yaralanmaları Artroskopi Ve Diz Cerrahisi Kongresi (2023) Düzenlenmesine Aday Firmalar İçin Ön Şartname

 

XVI. Türkiye Spor Yaralanmaları Artroskopi Ve Diz Cerrahisi Kongresi (2023) Düzenlenmesine Aday Firmalar İçin Ön Şartname  

1. KONU

Bu şartname 2023 yılında düzenlenecek olan XVI. Türkiye Spor Yaralanmaları Artroskopi ve Diz Cerrahisi Kongresi organizasyonu ile ilgilidir. Kongre organizasyonu için teklif veren her firma bu şartnamede belirtilen tüm kuralları kabul etmiş sayılacak ve sonradan itiraz etme hakkı olmayacaktır.  

 2. TANIMLAR VE TARAFLAR 

İş: 2023 yılında yapılacak olan XVI. Türkiye Spor Yaralanmaları Artroskopi ve Diz Cerrahisi Kongresi’nin a) Ön hazırlık, b) Operasyon, c) Hesap kapatma çalışmalarının tümüdür ve “KONGRE” olarak anılacaktır.  

İşveren,  Türkiye Spor Yaralanmaları, Artroskopi ve Diz Cerrahisi Derneği olup, kısaca “TUSYAD” olarak anılacaktır. Yukarıda adı geçen kongrenin organizasyonu ve gerçekleştirilmesi hususundaki mali yükümlülükleri dernek adına TUSYAD İktisadi İşletmesi yerine getirecektir ve bundan sonra adı “İŞLETME” olarak geçecektir. TUSYAD adına kongreyi düzenleyecek olan kurul Kongre Düzenleme Kurulu’dur, bundan böyle “KDK” olarak geçecektir.  Yüklenici Firma; Şartnameye konu olan işi üstlenmek üzere TUSYAD tarafından seçilecek firma ya da firmalar grubudur ve kısaca “FİRMA” olarak anılacaktır. 

Kongre tarihi:  1 Ekim 2023  - 15 Kasım 2023 tarihleri arası olarak öngörülmektedir. 

Kongre yeri: İzmir’dir (İzmir’in ilçeleri, Muğla ve ilçeleri gibi kongre yapılmasına uygun Ege Bölgesinde yer alan merkezler de kongre yeri olarak KDK ve TUSYAD onayı ile seçilebilir). Her aday firmanın bu tarih aralığı için teklif vermesi zorunludur. Aday firmalar belirlenen kongre tarihi için İzmir ve Muğla il sınırları içerisinde yer alan değişik kongre merkezi seçenekleri sunabilirler. KDK daha sonra gerekli görmesi durumunda kongre tarihlerinde değişiklik yapma hakkına sahiptir. Aday firmaların buna itiraz etme hakkı olmayacaktır. Kongre hazırlık süreci esnasında kongre yeri ile ilgili olarak ortaya çıkabilecek durumlar nedeniyle KDK onayıyla kongre yeri değiştirilebilecek ve bu durumda yeni bir ihale yapılması gerekmeyecektir. Bu değişikliklere aday firmaların itiraz hakkı olmayacaktır. Kongre yerindeki muhtemel değişikliğe bağlı ortaya çıkabilecek yeni durumda TUSYAD ve KDK onayıyla sözleşmede revizyon yapılabilecektir.

Kongre süresi: 3,5 gün bilimsel program ve yarım gün TUSYAD Genel Kurulu olmak üzere toplam 4 gündür. Gerekli gördüğü durumda kongre süresinde KDK değişiklik yapmak hakkına sahiptir

Para birimi: Kongre için verilecek tekliflerde para birimi TL olacaktır (kayıt, konaklama, giderler vb.). 

Beklenen katılımcı sayısı: Yaklaşık 400 ve üzerindedir. Kayıt ücretleri, paket ücretler ve üçüncü kişilere sunulan hizmetlere uygulanacak ücretler KDK tarafından belirlenir. Bu ücretler kongre masrafları dikkate alınarak belirlenecektir. Paket ücret, otele göre değişiklik gösterebilecek olup KDK’nun belirleyeceği üst limiti geçmeyecek şekilde KDK ile FİRMA’nın görüşmesi sonrası KDK tarafından belirlenecektir. 

Kayıt ücretler aşağıdaki gibi öngörülmektedir;      

TUSYAD üyesi: 2000 TL (Euro kuru 1 Euro = 15 TL civarında olduğu sürece) (Katılımcı sayısı yaklaşık 250)    

TUSYAD üyesi olmayan uzman ve Firma Temsilcisi:  3000 TL (Euro kuru 1 Euro = 15 TL civarında olduğu sürece) (Katılımcı sayısı yaklaşık 50)    

Asistan ve Fizyoterapist: 1500 TL (Euro kuru 1 Euro = 15 TL civarında olduğu sürece) (Katılımcı sayısı yaklaşık 50)    

KDK, kayıt ücretlerinde Türkiye’nin ekonomik koşullarına göre güncelleme yapma hakkına sahip olacaktır.

Her stand için standı kiralayan 1 firma görevlisinden kayıt ücreti alınmayacak, birden fazla görevli için kayıt ücreti alınacaktır.

Beklenen birim stand sayısı: Ortalama 20-35 civarıdır. Birim stand ücreti KDK tarafından belirlenecektir. KDK stand ücretlerinde bazı sponsorlar için değişiklik yapma hakkına sahiptir.  

Beklenen uydu sempozyum sayısı: 1-2 arası uydu sempozyumu planlanmaktadır. Öğle aralarında yapılacak ve her biri belirlenecek miktardan (fiyat KDK tarafından belirlenecektir) ücretlendirilecektir. 

Beklenen workshop/ Canlı Cerrahi sayısı: 1-2 arası workshop/ canlı cerrahi planlanmaktadır. Öğle araları ile akşamüzeri saatlerine yerleştirilecektir ve her biri belirlenecek miktardan (fiyat KDK tarafından belirlenecektir) ücretlendirilecektir.

Kongrede kullanılacak salon ve oda sayısı:  

• Oturumlar için 2 salon (minimum kapasiteleri biri 400, diğeri 150 olmak kaydıyla). 
• Dernek ve şubelerinin kullanımı için en az 2 adet 15-20 kişilik toplantı salonu. 
• Her gün yaklaşık 100 posterin sergilenebileceği genişlikte poster salonları (ya da eşdeğeri e-poster sunum olanakları).  
• Ortalama 25 stand için yeterli genişlikte sergi alanları. 
• Sunum kontrolleri için kullanılacak yeterli büyüklükte 1 adet oda. 

Kongre duyurularının elektronik posta ile gönderileceği kişi sayısı: Yaklaşık 6000 kişidir. 

Şartnamedeki parasal değerler: Bu şartnamede ifade edilen tüm parasal değerler KDV hariç değerlerdir, ücretlere KDV ilave edilecektir.

3. İHALE SÜRECİ

Aday firmaların, tekliflerini şartnamede belirtilen belgeleri içeren dosyalar ile 20 Şubat 2022 Pazartesi günü saat 17:00’ye kadar TUSYAD Başkanı Prof. Dr. Emin Taşkıran ve KDK Başkanı Prof. Dr. İlhan Özkan’a ulaştırmaları gerekmektedir. Aday firmaların dosyaları KDK tarafından incelenecektir ve KDK yapacağı değerlendirme sonucunda uygun bulduğu teklif ya da teklifleri saptayarak hazırladığı raporla TUSYAD Yönetim Kurulu’na sunacaktır.  KDK, doğrudan ilk teklif dosyaları üzerinden karar verebileceği gibi; gerekli görürse teklif veren aday firmalardan bir veya daha fazlasının yetkililerini davet ederek görüşmeler yoluyla daha uygun koşullar talep edebilir.  KDK, yapacağı değerlendirme esnasında en yüksek veya en düşük teklifleri veren aday firmaları (tekliflerinin diğerleri ile çok uyumsuz olması durumunda) değerlendirme dışı bırakma hakkına sahiptir. KDK ve TUSYAD firma seçimini yaparken en düşük maliyetleri içeren teklifi veren firmayı seçmek zorunda değildir. KDK ve TUSYAD’ın aday firmalardan hiçbirinin teklifini kabul etmeyip, ihaleyi iptal ederek yeni bir ihale süreci başlatma yetkisi de vardır. Aday firmalar buna itiraz edemeyeceklerdir. TUSYAD yönetim kurulu kararından sonra seçilen FİRMA, KDK tarafından belirlenecek bir tarihe kadar Kongre Organizasyon Sözleşmesini imzalamayı kabul etmiş sayılacaktır.  

 

 4. İHALEYE KATILACAK ADAY FİRMALARDAN İSTENECEK BELGELER

• Firma yetkilileri tarafından imzalanmış teklif mektubu, fiyat teklif formları. 
• İş bu şartnamede bulunan tüm maddeleri ve DERNEĞİN ihaleyi dilediği FİRMA’ya vermek veya iptal etmekte serbest olduğunu kabul ettiğini belirtir, imza sirkülerinde belirtilen kişilerce imzalanmış ve üzerinde FİRMA kaşesi bulunan taahhütname.

5. KONGRE GELİR VE GİDERLERİ 

GELİRLER:

• KDK tarafından belirlenecek olan kongre kayıt ücretlerinin tamamı, stand, uydu sempozyum, workshop ve basılı materyallerde reklam kalemlerinden elde edilecek olan sponsorluk gelirlerinin tümü İŞLETME hesabına yatacaktır.  
• Konaklama, ulaşım ve sosyal turlardan elde edilecek gelirler FİRMA'nın hesabında toplanacaktır. Bu gelirler FİRMA’nın kongre için açacağı ve yalnızca bu amaçla kullanacağı hesapta toplanacaktır. Firma tüm harcamalarını KDK tarafından yazılı onay aldıktan sonra yapacaktır. KDK onayı alınmadan yapılan tüm harcamalar kongre bütçesi dışında tutulacak ve firma tarafından karşılanacaktır. Bu onay kongre başkanı veya KDK tarafından onay yetkisi verilen KDK üyesi ya da üyeleri tarafından yapılacaktır. Bu hesap açıldıktan sonra hesap hareketleri haftalık olarak TUSYAD başkanı, KONGRE başkanı ve Kongre sekreterine elektronik posta yolu ile iletilecektir. Bu bildirimin düzenli yapılmaması, bir kez dahi aksatılması sözleşmenin fesih nedenidir.

GİDERLER:

Aşağıda sıralanan giderler kar paylaşımı öncesinde kongre bütçesinden karşılanacaktır. 

Bu şartnamede FİRMA seçimi için kriter olarak kullanılabilecek kalemlerin tümü sıralanmıştır. FİRMA şartnamede bildirilen sorumlulukları yerine getirebilmek üzere gerekli olabilecek ek hizmet ve bedelleri de ekleme hakkına sahiptir. TUSYAD,  teklif belgesinde FİRMA tarafından bildirilmeyen ve KDK onayı alınmadan yapılacak ek hizmet ve satın alımları ödememe hakkına sahiptir. Sözleşme sonrasında kongre düzenlemesi ile ilişkili olarak ortaya çıkabilecek ek hizmetler (yemek, transfer basılı malzeme gibi) KDK’nın onayı ile kongre bütçesi tarafından karşılanacaktır.  

FİRMA tarafından sunulacak hizmet, satın alma, harcamalar ve bunların standartları şunlardır: 

• Kongre merkezi ile ilişkilerin yürütülmesi ve yapılacak sözleşmenin hazırlanmasına ait masraflar.                                                                        
• Kongrenin yapılacağı salonlar, workshop salonları, bu salonlar için gerekli olabilecek her türlü teknik ekipman, yardımcı personel, bunların ücretleri.
• FİRMA personeli ve kongrede görev yapacak her türlü teknik personelin KONGRE sürecinde hazır bulundurulması, kongrede çalışacak tüm geçici elemanların (hostes, teknik personel vs) her türlü hazırlıkları (eğitim, üniforma, harcırah, ulaşım, ücret, sigorta, yemek, konaklama vb). 
• FİRMA, kongre öncesi hazırlık gününde ve kongre süresince yeterince geçici çalışan temin etmek ve bunlarla ilgili isim, görev ve çalıştıkları günleri gösterir liste ile bu elemanlar için yapılan harcamaların dökümünü İŞLETME’ye ve KDK’a iletmek zorundadır. Teklifte öngörülen personel sayısı belirtilmelidir. 
• FİRMA, KONGRE’de çalıştırdığı geçici olanlar da dahil olmak üzere tüm elemanların SGK kayıtlarının eksiksiz olmasından sorumludur. FİRMA’nın KONGRE’de çalıştıracağı sürekli ve geçici tüm elemanlar ile ilgili her türlü yasal sorumluluk FİRMA’ya aittir. Bu personelin kusur ve ihmalleriyle verebilecekleri veya uğrayabilecekleri tüm iş kazaları, 3. kişilere verecekleri zararlar, personelin yaratacağı her türlü  zarar ve ziyan ile  personele ilişkin her türlü vergi, SGK pirimi, sigorta ve yasal yükümlülüklerden sadece FİRMA sorumlu olacaktır. 
• KDK tarafından transferi istenen davetlilerin havaalanı – otel ve diğer transferleri (transfer ücreti aynı mesafede geçerli olan taksi ücretin üzerinde olamayacaktır). 
• Kongre internet sayfasının oluşturulması, güncellenmesi ve 01 Haziran 2022’den başlayarak kongre hesap kapama tarihine kadar sürekli ve aksaksız çalışması ile ilgili tüm masraflar.
• Kongre özet gönderimi ve değerlendirilmesi süreci ile ilgili masraflar.
• KDK tarafından belirlenen katılımcıların şehirlerarası (yurtdışından gelecek konuklar için ayrıca uluslararası) ulaşım, konaklama ve havaalanı - otel / otel - havaalanı transfer giderleri (transfer ücreti aynı mesafede geçerli olan taksi ücretin üzerinde olamayacaktır). 
• Tüm katılımcılara günde iki kez kahve-arası ikramı (içecek + kuru pasta). 
• KDK gerek gördüğü takdirde tüm katılımcılara kongre merkezinde öğle yemeği veya lunch-box dağıtılmasına karar verebilir. 
• Davetli konuklara ve refakatçilerine (sayısı 60’ı aşmayacak şekilde) kongrenin düzenlendiği ilde günlük tanıtım turları, öğlen ve akşam yemekleri.
• TTB kredilendirmesi ile ilgili olarak TTB’ye yapılacak ödemeler. 
• Sponsorluk toplantıları ile ilgili tüm giderler. 
• Kongre DVD’si için yapılacak çekimlerle (görüntü ve ses kayıtlarının yapılması, bunların sunularda kullanılan slaytlarla ve filmlerle senkronizasyonunun sağlanması) ve sonrasında master DVD / flash bellek hazırlanması ve bunun katılımcı sayısı kadar çoğaltılması ve katılımcılara gönderilmesi çalışmaları.  
• Sunuların DVD ve webcast gibi ortamlarda yer alması ile ilgili olarak konuşmacılardan yazılı izin alınması, bu belgelerin saklanması ve kongre sonrasında TUSYAD’e orijinal belgelerin ve 2’şer adet kopyaların ayrı dosyalar halinde iletilmesi FİRMA’nın sorumluluğundadır. 
• Tüm basılı malzemelere ait her türlü giderler (katılım belgeleri, duyurular, özet kitabı, program kitabı, yönlendirmeler, vb) ve (gerekenler için) postalama masrafları (postalama KDK’nın onayı ile PTT ya da eşdeğer fiyat kategorisindeki kargo şirketleri ile yapılacaktır).
• Kongre duyuruları ve program kitabı ve cep programları ile ilgili tüm giderler.  Duyurularda ve program kitabında A4 ebatında 160 gr mat kuşe kağıtlar kullanılacak ve 4 renk olarak basılacaktır (İlk ve gerek görülürse ikinci duyuru yaklaşık sayfa sayısı 16, son duyuru yaklaşık sayfa sayısı 48’dir). 
• Kongre esnasında dağıtılacak program kitabı da aynı özelliklerde ve yaklaşık 50 sayfadır. 
• Kongre özet kitabı ile ilgili tüm giderler.  
• Diğer haberleşme giderleri (bilimsel programla, davetlerle ilgili yazışmalar, sponsor firmalarla yazışmalar, telefon görüşmeleri, fax haberleşmeleri ile kongre öncesinde ve esnasında talep edilecek toplu SMS mesajları vb). Haberleşmeler için dernek üyesi olan ya da olmayan ortopedi ve travmatoloji uzman ve asistanlarının gerekli iletişim bilgileri FİRMA’ya TUSYAD tarafından dijital ortamda verilecektir. FİRMA bu bilgileri sözleşme amacı dışında kullanamaz, satamaz, bir başka kişi veya kuruma aktaramaz veya devredemez. 
• Kayıt masası ile ilgili tüm masraflar.
• Yaklaşık 350 kişilik açılış kokteylinin tüm giderleri (ya da eşdeğer bir aktivitenin giderleri).
• TUSYAD standı ile ilgili harcamalar, diğer şube ve dernekler için ayırılacak yeterli büyüklükte örtülü masalar. 
• İlanların, programın vb. duyurulabilmesi için fuayeye ve KDK’nın gerekli göreceği yerlere yeterli sayıda yerleştirilecek ekranlar (LCD, plazma vs) ile ilgili tüm masraflar.  
• 450 adet kongre çantası.
• TTB formlarının çoğaltılması, bunların dağıtılması, toplanması güvenli bir şekilde muhafazası ve değerlendirilerek TTB’ye raporlanması ile ilgili giderler. 
• İzmir’de dernek şubesinde veya KDK’nın uygun göreceği başka bir merkezde muhtelif sayıda yapılacak olan Kongre Bilimsel Kurulu toplantılarının tüm masrafları. 
• Kongre esnasında kongre salonlarında, poster ve sergi alanlarında ve genel alanlarda derneğin talep ettiği zamanlarda yüksek çözünürlüklü toplam 1000 adet fotoğrafın çekimi ve bunların dijital ortamda 2 kopya olarak hazırlanarak kongre bittikten sonra en geç bir ay içinde TUSYAD’a iletilmesi.
• Kongre esnasında düzenlenecek olan TUSYAD Seçimli Genel Kurulu için yapılacak tüm masraflar (salon hazırlığı, oy sandıkları ve oy pusulalarının hazırlanması, sandık görevlilerinin otel restoranına gidememeleri durumunda oluşabilecek yiyecek giderleri, vs.). 
• Kongre süresince tüm salonlarda webcast uygulaması ve DVD için ses ve görüntü kayıtlarının yapılması ve bunların kongre sonrasında en geç 60 gün içinde yayınlanacak şekilde hazırlanması ile ilgili personel ulaşım, konaklama ve transferleri ve hizmet bedelleri dahil tüm giderler. 
• Oturum ve konuşmacı değerlendirme formlarının hazırlanması, çoğaltılması, kongre esnasında uygun salonlarda doldurulmak üzere verilecek kurşun kalemlerle birlikte bulundurulması, dağıtılması, toplanması, muhafaza edilmesi, değerlendirilmesi ve TUSYAD’a raporlanması ile ilgili (her türlü personel ve hizmet giderleri dahil olmak üzere) tüm giderler.  
• Oturum salonları ile ilgili her türlü hazırlık ve teknik ekipman giderleri.  

Her salonda bulunması gerekenler: 

• Sahne ve salon dekorları, kürsü (kürsü önünde konuşmacı isminin elektronik olarak görüntülenmesi sağlanacaktır).
• Perde: Büyük salonlarda yan yana ikili görüntü sağlanacak şekilde ve 3X4 metre ebadında en az iki adet perde olacaktır.
• Diğer salonlarda aynı ebatlarda birer adet perde olacaktır.
• Zaman sayacı: Hem konuşmacı hem de oturum başkanının kürsüsünde kalan zamanı gösteren dijital saat bulunacaktır. Konuşmacı kürsüsündeki saat ayrıca salon tarafından da görülecek şekilde olacaktır. 
• Ses Ekipmanları: KDK tarafından gerekli görülürse kongre merkezinin sistemi dışında ayrıca kurulacaktır.  
• Monitör: Konuşmacı kürsüsünde 1 monitör olacak, ayrıca panelistler için hazırlanan masada oturum başkanları ve panelistler için yeterli sayıda monitör bulunacaktır.            
• Data Projektör: Küçük salonlarda bir adet, büyük salonlarda her iki perde için birer adet ve KDK tarafından gerekli görülürse konuşmacı görüntüsü için ayrıca 1 adet data projektör olacaktır.  
• Mikrofon (kablolu ve kablosuz): Kürsü dışında panelistlerin masasında oturum başkanları ve konuşmacılar için yeterli sayıda mikrofon olacaktır. Salondaki katılımcılar için salon büyüklüğüne göre 2-4 sabit mikrofon dışında yeterli sayıda kablosuz mikrofon olacaktır.  
• Laser pointer: Yeterli sayıda sağlanacaktır.  
• Kumanda masası, monitör TV ve video: Her salonda bulunacaktır.  
• UPS (Kesintisiz Güç Kaynağı): Yeterli kapasitede sağlanacaktır.  
• Kongre boyunca her gün en az bir salonda ve en az 300’er uzaktan kumanda cihazı içeren keypad olanağı ve bunların sonuçlarının daha sonra ayrıntılı olarak analizi ve raporlanması ile ilgili tüm giderler (söz konusu raporlar kongre bitiş tarihinden itibaren en geç 1 ay içinde TUSYAD’a iletilecektir).  
• Kongre boyunca belirlenecek salonlarda sürekli İngilizce – Türkçe ve Türkçe – İngilizce simültane tercüme hizmetleri ve bununla ile ilgili teknik masa ile en az 250 kulaklık. 
• Ayrıca tercümanların ücretleri ile ulaşım, konaklama ve yemek giderleri de dahil olmak üzere tüm harcamaları. 
• Sunu kontrol odasında bulunacak en az 8 bilgisayar ve yeterli personel de dahil olmak üzere bu oda ile ilgili tüm masraflar. 
• Kayıt günü dahil olmak üzere kongre kapanış gününe kadar her akşam en fazla 60 kişi (davetli konuşmacılar vb.) için kongre oteli veya KDK tarafından belirlenecek yerlerde verilecek yemeklerin tüm giderleri. 
• 1 Haziran 2022 tarihinden başlayarak kongre sonuna kadar aktif olacak kongre mobil uygulaması ile ilgili tüm giderler (IOS/Android). 
• TUSYAD (İŞLETME) ve FİRMA arasında imzalanacak KONGRE ile ilgili sözleşmenin damga vergilerinin tamamı (Firma yasal süresi içerisinde beyan edip, ödeme belgesini işverene teslim edecektir).
• FİRMA, İŞLETME’ye fatura etse de etmese de bu kongre ile ilgili yapacağı her hizmet veya mal alımını bu kongre için düzenlenmiş ayrı faturalar şeklinde belgelemek ve İŞLETME’ye asıllarını ya da kopyalarını iletmek zorundadır. Bu kongre için yapılmış olan harcamaların başka organizasyonlar için yapılanlarla birlikte ortak faturalar olarak belgelenmesi kabul edilmeyecektir.  
• Kongre başlangıcından en az 1 yıl önce başlamak üzere sosyal medyada (facebook, LinkedIn, twitter vb.) kongre tanıtımı ile ilgili KDK’nun belirleyeceği şart ve standartlarda kongre ve TUSYAD tanıtımı yapılacak, tüm giderler FİRMA tarafından karşılanacaktır. 
• Kongre sırasında gerçekleştirilmesi planlanan kadavra kursları ve benzeri kadavra üzerindeki canlı ameliyatlar ile ilgili teknik destek, görüntü transferi, kişilerin transferi ve benzer destek FİRMA tarafından karşılanacaktır. 

6. KONGRE KAR PAYLAŞIMI ve FİRMA’yı BELİRLEMEDEKİ TEMEL ÖLÇÜTLER 

Kongre sonlandıktan en geç 90 gün içerisinde kongrenin hesap kapama işlemi yapılmalıdır.  TUSYAD ve FİRMA arasında üç farklı şekilde kar paylaşımı söz konusu olabilir, FİRMA lar her üç olasılık için de teklif vermekte serbesttir, bu üç olasılıktan uygun bulunacak sadece bir tanesi üzerine anlaşma yapılacaktır. 

Olasılık 1: Hesap kapama sürecinde belirlenecek kar belli oranlarda İŞLETME ve FİRMA arasında paylaşılacaktır. Bu paylaşımın hangi oranlarda yapılacağı aday firmalar tarafından hazırlanacak tekliflerde belirtilecektir ve bu oran, ihaleyi kazanan FİRMA’yı belirlemedeki önemli ölçütlerden biri olacaktır. Aday firmalar kar paylaşımı için kademeli teklifler verebilirler.  

Olasılık 2: Aday firmaların TUSYAD’a  X TL  (Firmalar burada teklif sunacaklardır) garanti edeceği miktardır. Bu miktar kongreden belli bir sure önce TUSYAD’a teslim edilecek ve kongre sonundaki kar paylaşımından TUSYAD’a ödenecek miktardan düşülecektir, kar paylaşımı bu miktarın altında kalırsa ya da kongre sonunda zarar edilirse bu miktar FİRMA’ya geri iade edilmeyecektir. Aday FİRMA’lar sunacakları teklifte yukarıda tanımlanan garanti miktarı kendileri belirleyecektir. 

 Olasılık 3: Aday firmalar TUSYAD’a kongreden önce teslim edilmek üzere sabit bir miktar TL karşılığı teklifte bulunabilir (100.000 euro karşılığı TL üzerinde teklifler yapılabilir), bu miktar kongre karı olarak kabul edilecek ve TUSYAD hesabına yatırılacaktır, bu miktar KDK tarafından makul bulunursa kongre sonrası kar paylaşımı yapılmayacak ve elde edilecek kar (masraflar çıktıktan sonra) tamamen FİRMA tarafından alınacaktır. 

FİRMA’yı belirlemede etkili olacak önemli bir ölçüt, otel için teklif edecekleri günlük oda fiyatları ve gerekirse günlük dış katılım ücretleri olacaktır. Oda fiyatı olarak verilen teklifin neyi içerdiği (sadece oda, oda-kahvaltı, yarım pansiyon, tam pansiyon, her şey dahil vs şeklinde) açıkça belirtilecektir. Oda fiyatlarının günlük ya da birden fazla günü içeren değişik paketler halinde ilan edilmesi yetkisi KDK’ya aittir. FİRMA buna uymak zorundadır. Aday firmalar olası kongre mekanları ve otelleri için fiyat tekliflerini hazırladıkları dosya içinde KDK’ya iletecektir.  

Aday firmalar tarafından işbu şartnamede belirtilen minimum gereklilikler yanında TUSYAD ve kongre katılımcıları yararına ek teklifler sunulabilir (Sponsor bulma ya da stand sayısı garantisi gibi). FİRMA’yı belirlemede önemli ölçüt olarak değerlendirilecek olan bu teklifler kabul edildiği takdirde sözleşmede yer alacağından bütçesiyle birlikte ayrıntılı olarak açıklanmalıdır.  

FİRMA’yı belirlemedeki diğer ölçüt, aday firmaların sahip oldukları belgeler, bu belgelere dayanarak hesaplanacak mali durumları ve güçleri ile ilgili indeksler ve daha önce düzenledikleri kongreler ile ilgili referansları ve KDK’nın bunlarla ilgili yaptığı araştırma sonuçları olacaktır.  

FİRMA’yı belirlemede önemli olan sonuncu ölçüt, aday firmanın daha önce en az 3 kez, 300 kişi ve üzerinde tıp kongresi düzenlemiş olması şartı olacaktır.   

7. FİRMA’NIN SORUMLULUKLARI

FİRMA kongrenin sorunsuz olarak gerçekleştirilebilmesi için her türlü teknik desteği vermekle yükümlüdür.  FİRMA iş bu şartnamede belirtilen sorumlulukları yerine getirmek için gerekli gördüğü ek masraf kalemlerini teklif formuna ekleyebilir. Teklif formunda belirtilen, TUSYAD kongresi için yapılacak her hizmet veya mal alımı bu kongre için düzenlemiş ayrı faturalar halinde belgelenmesi sonrasında İŞLETME tarafından FİRMA'ya ödenecektir. Teklif formunda olmayan her hizmet veya mal alımı bedeli için FİRMA’nın KDK’dan onay alması zorunludur. 

FİRMA, bilimsel programın oluşturulması aşamalarında Kongre Bilimsel Kurulu ve KDK tarafından yapılması gereken duyuruların veya gerekli diğer haberleşmenin talebe göre posta, eposta, fax ve SMS ile gerçekleştirilmesini sağlamakla ve bu kurulların toplantılarını organize etmekle yükümlüdür.

FİRMA bilimsel program oluşturulurken, bilimsel programda görevli alacak tüm katılımcılarla yapılacak olan yazışmalardan KDK denetiminde sorumludur. Bilimsel program katılımcılarına davet yazılarının ulaşıp, ulaşmadığı, katılımcılardan gelen olumlu ya da olumsuz yanıtlar mutlaka arşivlenecek ve bir dosya halinde tutulacaktır. Kongre sırasında herhangi bir bilimsel program katılımcısının konuşmasına ya da kongredeki görevine gelmemesi durumunda FİRMA bu kişiye gönderilen davet mektubunu ve bu katılımcının olumlu yanıtını yazılı (elektronik ortamda olabilir) ispat ile yükümlüdür. Bu yükümlülükte eksik olması durumunda KDK, FİRMA’ya ekonomik ceza uygulayacak ve bu ceza miktarına firmanın itiraz hakkı olmayacaktır.

 8. SOSYAL PROGRAM

FİRMA, KDK tarafından belirlenecek ve sosyal programda yer alacak olan spor turnuvaları, sergiler ve yarışma gibi etkinlikler için kayıt ve organizasyon desteğini sağlayacak, ancak bunun için bir ücret talep etmeyecektir.  Kongre sosyal programında yer alacak olan turlar ve ücretleri FİRMA tarafından KDK’nın da onayı alınarak belirlenecektir.  

9. ÖZEL ŞARTLAR

FİRMA, KONGRE kayıtlarını ve dokümanlarını en az 5 yıl saklamakla yükümlüdür ve TUSYAD’ın haberi ve izni olmadan başka şahıs ve kurumlarla paylaşamayacaktır. FİRMA tüm kayıt ve dokümanların bir örneğini kongreyi takip eden 1 aylık süre içerisinde TUSYAD’a KDK aracılığı ile iletmekle yükümlüdür.

Kongre düzenleme firmasının İzmir il sınırları içerisinde bir şubesinin ya da ofisinin olması, bu ofisin aktif çalışır durumda olması şarttır.

Kongre firmasının daha önce ortopedi ve travmatoloji alanında birden fazla toplantı, kongre, sempozyum düzenlemiş olması ve bunları belgelemesi şarttır.

FİRMA’nın kongre düzenleme sürecinde oluşabilecek aksaklıklar, eksiklikler, her türlü olumsuzluklara teminat olması için TUSYAD’a 1 000 000 (bir milyon) TL tutarında banka teminat mektubu vermesi ve bu teminatın kongre sonrasında FİRMA ile TUSYAD arasında hesapların sonlandırılıncaya kadar geçerli olması şarttır. FİRMA ile TUSYAD arasındaki sözleşme herhangi bir nedenle kongre öncesinde fesih edilirse TUSYAD oluşacak maddi zararını bu teminattan tahsil edecektir.

10. İMZALANACAK SÖZLEŞMENİN FESHİ

Yasanın ön gördüğü mücbir nedenler dışında FİRMA, KDK’ya karşı yükümlülüklerini yerine getirmek zorundadır. FİRMA, yapılacak sözleşmede taahhüt edilen yükümlülüklerinden herhangi birini yerine getirmediği takdirde KDK bunu bir ihtar yazısı ile bildirecektir. Yükümlülük iki hafta içinde yerine getirilmediği takdirde KDK, bu sözleşmeyi tek taraflı olarak feshederek kongrenin organizasyonunu bir başka firmaya verebilir. 

İmzalanacak sözleşmede belirtilecek maddeler çerçevesinde, taraflar arasında doğacak ihtilaflar halinde, taraflar İzmir Mahkemelerinin yetkili olduğunu şimdiden kabul edeceklerdir.  

11. EK MADDELER

KDK ile yeterli bir iletişimin sağlanabilmesi ve kongre organizasyon işlerinin düzenli bir şekilde yürütülebilmesi FİRMA’nın sorumluluğundadır. Kongre bitiminde geride kalan çanta, kongre kitabı, kongre CD ya da DVD’si, broşürler veya benzeri malzemeler ile belgeler TUSYAD’e teslim edilecektir.   Sözleşme hükümleri çerçevesinde FİRMA’nın üstlenmiş bulunduğu iş ve hizmetlerin yerine getirilmesi, öncesi ve sonrasında; bu edinimlere bağlı ya da bu edinimlerin ifası nedeniyle veya üçüncü kişilere verilebilecek maddi ve cismani zararlardan dolayı mevzuat çerçevesinde doğmuş/doğabilecek her türlü yasal ve cezai sorumluluk münhasıran FİRMA’ya ait olacaktır.   KDK’nın onay vermediği kişi veya firmalar, kongre merkezinde ve otellerde KONGRE ile ilgili herhangi bir iş yapamazlar.  

12. TEKLİF MEKTUBU ÖRNEĞİ 

Türkiye Spor Yaralanmaları Artroskopi ve Diz Cerrahisi Derneği Başkanlığına, 

Derneğinizin sorumluluğunda düzenlenecek olan XVI. Türkiye Spor Yaralanmaları Artroskopi ve Diz Cerrahisi Kongresi’ne ilişkin olarak hazırlanmış olan şartnameyi okuduk ve inceledik. Firma olarak kongreyi bu şartnamede talep edilen koşullarla yapmayı kabul ve taahhüt ederiz. 

Yönetiminizin kendisine sunulan tekliflerden tamamını veya bir kısmını kabul edip etmemekte veya ihaleyi dilediği firmaya vermekte serbest olduğunu ve bu işe ilişkin sözleşmenin ancak verilen tekliflerin teknik ve mali unsurlarının tamamı üzerinde karşılıklı anlaşma sağlandıktan sonra yapılabileceğini kabul ve taahhüt ettiğimizi bilgilerinize sunarız. 

Firmamız  ___ adet otel / kongre merkezi için ____ adet farklı teklif vermiştir. Her bir teklifte kar paylaşımı için öngörülen oranlar belirtilmiştir. Doldurulmuş ve kaşelenip imzalanmış teklif formu ektedir.  

Tarih: 

Firma Adı: 

Firma Kaşe: 

Yetkili İsmi ve İmzası:

Yasal Adres: 

FİRMA teklif mektubunda bildirilen hizmet ve mal alım ücretleri için, her kalemi alt başlıklar altında ayrıntılı olarak belirtmelidir.  

Firma teklif mektubunda kaç teklif verdiğini belirtecektir. 

13. KARAR VERME

Firmalardan alınan teklifler KDK tarafından 2-4 hafta içinde değerlendirilecek ve onay için TUSYAD Yönetim Kuruluna sunulacaktır. Tahminen Mart 2022 sonunda kongreyi düzenleyecek firma belli olacaktır.  

NOT: Dernek 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi olmayıp, ihaleyi yapıp yapmamakta, tekliflerin tamamını veya bir kısmını kabul edip etmemekte serbesttir.   

 

 

 

 

 

 

• Konu:

  XVI. Türkiye Spor Yaralanmaları Artroskopi Ve Diz Cerrahisi Kongresi (2023) Düzenlenmesine Aday Firmalar İçin Ön Şartname

• Haber Eklenme Tarihi:

  5 Şubat 2022 Cumartesi

• Konum:

  Türkiye Spor Yaralanmaları Artroskopi ve Diz Cerrahisi Derneği

• Yayında geçen süre:

  2 yıl önce

• Paylaş: